Kein Schriftformerfordernis

Eine Abmahnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Aus Beweisgründen ist die Schriftform üblich, sie ist aber nicht vorgeschrieben.Auch muss das Wort Abmahnung nicht zwangsläufig genannt werden.

Gegendarstellung wichtig

Wenn der Vorwurf unberechtigt ist, sollte immer eine Gegendarstellung gefertigt werden. Dies können Sie selbst tun, auch Ihre Gewerkschaft kann Ihnen dabei behilflich sein.Wichtig: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Gegendarstellung zusammen mit der Abmahnung zur Personalakte zu nehmen. Das können Sie bei Zweifeln überprüfen, da Sie ein Recht haben Einsicht in Ihre Personalakte zu nehmen.

Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte? 

Wenn die Abmahnung trotz Gegendarstellung aufrechterhalten wird, der Arbeitgeber also weiterhin von einem Pflichtverstoß ausgeht, stellt sich die Frage: Was nun? Es besteht die Möglichkeit beim Arbeitsgericht auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu klagen. In der Regel ist eine solche Klage nicht unbedingt ratsam. Dies aus folgenden Gründen:

Überprüfung der Abmahnungen im Kündigungsschutzverfahren

Oft wird befürchtet, dass eine Abmahnung als „richtig“ stehen bleibt und anerkannt wird, wenn nichts weiter unternommen wird. Dem ist aber nicht so. Zum einen ist mit der Gegendarstellung dokumentiert, dass der Abgemahnte sich seiner Ansicht nach nicht pflichtwidrig verhalten hat. Vor allem ist es aber so, dass sich eine Abmahnung nur dann auswirkt, wenn später eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen wird und der Arbeitgeber sich in einem Kündigungsschutzverfahren auf früheres, bereits abgemahntes Fehlverhalten beruft. Kommt es nicht zu einer verhaltensbedingten Kündigung,  ist eine Abmahnung natürlich ärgerlich, aber letztlich nicht schädlich. Und: Im Kündigungsschutzverfahren gehen die Richter keineswegs davon aus, dass das abgemahnte Verhalten tatsächlich so gewesen ist. Vielmehr werden die Pflichtverstöße, auf die sich der Arbeitgeber beruft, im Verfahren überprüft. Hier kann dann vorgetragen werden, dass der Sachverhalt nicht so war, wie es in der Abmahnung steht oder der Sachverhalt keinen Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten begründet. Das, was das Gericht in einem Klageverfahren auf Entfernung der Abmahnung prüft, wird inzident auch im Kündigungsschutzverfahren geprüft.

3 Abmahnungen = Kündigung? NEIN

Um mit einem Gerücht aufzuräumen: Keinesfalls kommt es automatisch nach drei Abmahnungen zu einer Kündigung. Es ist vorstellbar, dass ein Beschäftigter zahlreiche Abmahnungen bekommt, es aber nie zu einer Kündigung kommt. Spricht der Arbeitgeber nach drei Abmahnungen eine Kündigung aus, gilt das oben gesagte. Das Gericht prüft, ob die Abmahnungen berechtigt waren. Das ganze gilt auch andersrum: Eine verhaltensbedingte Kündigung kann auch erfolgen, wenn nicht schon drei Abmahnungen ausgesprochen wurden. Grundsätzlich ist es erforderlich, ein Fehlverhalten abzumahnen, bevor man bei Wiederholung wegen des gleichen oder gleichgelagerten Verstoßes kündigen kann. Es kommt für das Gericht dann aber nicht auf die Anzahl der Abmahnungen an, sondern darauf, ob dem Arbeitnehmer ausdrücklich klargemacht wurde, dass ein konkretes Verhalten bei Wiederholung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führt. Unter Umständen kann ein Fehlverhalten auch so gravierend sein, dass den Beschäftigten klar ist, dass der Arbeitgeber dieses nicht tolerieren wird. Dann kann eine Abmahnung sogar entbehrlich sein. 

Gültigkeit einer Abmahnung

Hier gibt es keine festen zeitlichen Vorgaben. Die Gerichte halten Abmahnungen regelmäßig nur in einem zeitlichen Rahmen von etwa 2 Jahren für erheblich. Das heißt, Abmahnungen, die vor mehr als 2 Jahren erteilt wurden, werden für Kündigungen in der Regel nicht mehr berücksichtigt. Eine Abmahnung wird allerdings nicht automatisch nach Ablauf einer bestimmten Zeit wirkungslos. Ob eine Abmahnung nach Ablauf einer bestimmten Zeit wirkungslos geworden ist, lässt sich nicht pauschal beurteilen, sondern kommt auf den Einzelfall an. 

Der Arbeitgeber ist demnach auch nicht automatisch verpflichtet, Abmahnungen nach 2 Jahren aus der Personalakte zu nehmen, es sei denn es gibt dazu spezielle Regeln für den Betrieb. Es empfiehlt sich aber nach Ablauf von 2 Jahren beim Arbeitgeber die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu erfragen.

Nachteilige Wirkung eines Klageverfahrens

Bei einer Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, kann es vorkommen, dass die Klage erfolgreich ist, allein weil dem Arbeitgeber formale Fehler unterlaufen sind. Abmahnungen haben neben der Warnfunktion eine Hinweisfunktion. Deshalb muss das Fehlverhalten ganz konkret genannt werden. Dem werden Abmahnungen oft nicht gerecht. Aber: Wenn die Abmahnung deshalb vom Gericht gekippt wird, kann der Arbeitgeber nachbessern und das Fehlverhalten nochmal formal korrekt abmahnen. Ein solches Klageverfahren kann dazu führen, dass der Arbeitgeber wertvolle Tipps in Form von gerichtlichen Hinweisen dazu bekommt, wie er eine formal wirksame Abmahnung ausspricht. Wenn sich das Gericht eine solche Abmahnung erst in einem Kündigungsschutzverfahren anguckt, hat der Arbeitgeber eine Möglichkeit zur Nachbesserung nicht mehr. 

Zuletzt kann Ergebnis eines Klageverfahrens gegen eine Abmahnung natürlich auch sein, dass das Gericht die Abmahnung für berechtigt hält. Dann hat der Arbeitgeber durch die Klage seines Beschäftigten ein Fehlverhalten unumstößlich dokumentiert. 

Fazit: Gegendarstellung bei Erhalt einer unberechtigten Abmahnung immer – eine Klage sollte gut überlegt werden.