Smartphone am Arbeitsplatz – was ist erlaubt?

Arbeitgeber sind berechtigt, ihren Mitarbeitern*innen Weisungen zu erteilen.

Sie dürfen näher bestimmen, wie die Arbeitsleistung zu erbringen ist und wie sich Arbeitnehmer* im Betrieb verhalten müssen.

Allerdings sind dem Weisungsrecht Grenzen gesetzt.

Weisungen dürfen nicht im Widerspruch zu Regelungen im Arbeitsvertrag stehen, sie dürfen nicht willkürlich sein und müssen auch die berechtigten Interessen der Mitarbeiter*innen beachten.

In diesen Grenzen darf ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern gegenüber auch die Nutzung des Handys/Smartphones am Arbeitsplatz einschränken. 

So könnte er etwa verlangen, dass in einem Großraumbüro nicht mit dem Smartphone telefoniert wird, um nicht andere Mitarbeiter bei der Arbeit zu stören. Er könnte sicher auch das Fotografieren untersagen, damit andere Mitarbeiter sich nicht belästigt fühlen. 

Er wird auch einen zeitlichen Rahmen für die Nutzung vorgeben dürfen, also nur max. ½ Std. während der Arbeitszeit, da er ein berechtigtes Interesse hat, dass die Arbeitsleistung durch die private Nutzung des Smartphones nicht beeinträchtigt wird.

Im Regelfall ist ein gänzliches Verbot, das Smartphone in den Betrieb mitzubringen, zu weitreichend. Kein Handy am Arbeitsplatz ist also die Ausnahme. Das würde berechtigte Interessen von Arbeitnehmern*innen verletzen, die z. B. ihr Smartphone in der Pause nutzen wollen. Allenfalls in besonderen Ausnahmefällen werden Arbeitgeber das Mitbringen von Smartphones in den Betrieb vollständig untersagen dürfen. Beispiel: Der Smartphone-Betrieb stört Produktionsabläufe oder empfindliche Messinstrumente, vergleichbar etwa der Einwirkung der Smartphonenutzung auf die Sicherheit von Flugzeugen. Allein die Gefahr von Industriespionage rechtfertigt ein vollständiges Smartphone-Verbot im Betrieb dagegen nicht. Hier würde es ausreichen, die Nutzung der Kamerafunktion zu untersagen.

Wenn Arbeitgeber die Nutzung des Smartphones einschränken wollen, dürfen sie dabei nicht nach Gutdünken vorgehen und einzelne Arbeitnehmer*innen benachteiligen oder bevorzugen. Eine evtl. unterschiedliche Behandlung muss sachlich begründet sein. Arbeitnehmer*innen kann der Arbeitgeber z. B. je nach ihrem Arbeitsort unterschiedlich behandeln, etwa weil der eine im Großraumbüro, der andere aber in einem Einzelbüro arbeitet und dort Kollegen*innen durch die Nutzung des Smartphones nicht gestört werden können. Auch das bisherige Verhalten kann im konkreten Fall die Nutzungseinschränkung rechtfertigen, etwa, wenn der Arbeitgeber beobachtet hat, dass ein einzelner Mitarbeiter das Smartphone während der Arbeitszeit extensiv nutzt.

Hat sich der Arbeitgeber zur privaten Smartphone-Nutzung nicht geäußert und keine Weisungen erteilt, ist die Nutzung zunächst einmal erlaubt. Das bedeutet allerdings nicht, dass auch jede extensive Nutzung gestattet ist. Arbeitnehmer*innen, die sich durch Nachrichten auf dem Phone ständig von der Arbeit ablenken lassen, können sich für ihr Verhalten nicht darauf berufen, dass ihr Arbeitgeber keine einschränkenden Regelungen getroffen hat. Bei extensiver Nutzung, die die Arbeitsleistung beeinträchtigen kann, riskieren diese Arbeitnehmer*innen Abmahnungen oder in Extremfällen sogar eine Kündigung.

Nicht selten stellen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern*innen dienstliche Smartphones zur Verfügung. Hier gilt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Urteil vom 07.07.2005, 2 AZR 581/04), dass in der Regel keine private Nutzung gestattet  ist. Ausnahme: der Arbeitgeber erlaubt  oder duldet eine solche. Für eine Duldung im diesem Sinne reicht aber nicht aus, dass Mitarbeiter das dienstliche Gerät längere Zeit faktisch auch für private Zwecke genutzt haben. Der Arbeitgeber muss davon auch Kenntnis haben. Dann kann eine sog. betriebliche Übung entstehen, auf die sich Arbeitnehmer*innen im Konfliktfall berufen können. Hierzu gelten dieselben Grundsätze wie sie auch für die private Nutzung und das private Surfen im Internet am Dienst-PC bestehen 

Existieren bereits betriebliche Regelungen bzw. ein Verbot für die private Nutzung des Internets, sind diese Regeln auch auf die Nutzung der Internetfunktion des Smartphones übertragbar. 

Auch wenn privates Telefonieren auf dienstlichen Geräten des Arbeitgebers generell erlaubt ist, erstreckt sich die Erlaubnis nur auf eine normale angemessene und keine ausschweifende Nutzung von z. B. mehreren Stunden am Tag. Auch Telefonate, bei denen hohe Kosten entstehen, wie z. B. private Anrufe ins Ausland sind von der Nutzungserlaubnis nicht mehr gedeckt (Landesarbeitsgericht Hessen 10.12.2012, 17 Sa 1037/12). Das Gleiche gilt für Anrufe bei kostenpflichtigen Sondernummern. Das entschied das Landesarbeitsgericht (LAG) Düsseldorf in einem Fall, in dem eine Arbeitnehmerin sich an einem Gewinnspiel beteiligt hatte und zu diesem Zweck von ihrem Diensttelefon mehrfach bei einer Gewinnspielhotline angerufen hatte (Landesarbeitsgericht Düsseldorf 16.09.2015, 12 Sa 630/15).

Datenschutz bei privater Nutzungserlaubnis

Dürfen Arbeitnehmer*innen dienstliche Smartphones privat nutzen, ist es dem Arbeitgeber damit nicht automatisch gestattet, Einblick in die Verbindungsdaten oder die Inhalte von Mails zu nehmen. Während des Austausches von Informationen schützt das Fernmeldegeheimnis Arbeitnehmer*innen vor einem Zugriff. Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts (Urteil vom 2.3.2006 – 2 BvR 2099/04) endet dieser Schutz allerdings, wenn die Nachricht beim Empfänger angekommen ist und der Übertragungsvorgang beendet ist. Danach richtet sich die Zulässigkeit von Kontrollen der abgesandten und gespeicherten Mails nach den allgemeinen Grundsätzen zum Persönlichkeitsschutz. Deren Auswertung kommt nur in begründeten Ausnahmefällen in Betracht, wenn das Interesse des Arbeitgebers an der Kontrolle überwiegt. Das nimmt die Rechtsprechung an, wenn ein begründeter Missbrauchsverdacht besteht, dass ein Mitarbeiter mit dem Mail-Verkehr seine arbeitsvertraglichen Pflichten schwerwiegend verletzt (exzessive private Nutzung) oder sogar Straftaten begeht (Landesarbeitsgericht Niedersachsen 31.05.2010 – 12 Sa 875/09; Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg 16.2.2011, 4 Sa 2132/10). 

Auch wenn die private Nutzung des Dienst-Smartphones erlaubt ist, kann der Arbeitgeber nicht verlangen, dass der/die Mitarbeiter*in das Gerät auch in der Freizeit ständig eingeschaltet lassen muss. Weisungen ihres Arbeitgebers sind Mitarbeiter nur während der Arbeitszeit unterworfen; über ihre freie Zeit verfügen sie selbst und dürfen deshalb das Dienst-Gerät auch ausschalten. Anders sieht das nur bei Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdiensten aus, da Arbeitnehmer*innen während dieser Zeiten auf Abruf die Arbeit aufzunehmen verpflichtet sind.

Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern*innen z. B. einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, muss der sog. geldwerte Vorteil als Vergütungsbestandteil versteuert werden. Das gilt nicht bei einem Dienst-Smartphone, das Arbeitnehmer*innen auch privat nutzen dürfen. Privat genutzte Dienst-Smartphones sind steuerfrei. Das ergibt sich aus dem Einkommenssteuergesetz (§ 3 Nr.45 Einkommensteuergesetz - EStG). Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Arbeitgeber jeden Zugriff auf sein Gerät abgegeben hat und seinen Mitarbeitern das Smartphone auf Dauer und ohne weitere Einschränkungen überlassen hat (§ 39 Abgabenordnung).

Häufig werden Außendienstmitarbeiter oder Auslieferungsfahrer mit einem GPS- fähigen Smartphone ausgestattet. Dies ermöglicht eine Ortung des Mitarbeiters. Da damit nicht nur dienstliche Zwecke verfolgt werden, sondern auch die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte der Betroffenen berührt wird, muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter*innen jedenfalls darüber informieren, dass er gegenüber dem Mobilfunknetzbetreiber seine Zustimmung zur Ortung erteilt hat. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Telekommunikationsgesetz (§ 98 Abs.1 Satz 7, § 99 Abs.1 Satz 3 - Telekommunikationsgesetz - TKG) sowie der europäischen Datenschutzrichtlinie (Artikel 9). Unterrichtet der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht, ist eine Ortung unzulässig. Der Beschäftigtendatenschutz erfordert es außerdem, dass nicht nur der Arbeitgeber sondern auch die betroffenen Arbeitnehmer*innen der Nutzung der GPS-Funktion ausdrücklich zustimmen müssen. Insoweit ist der Schutz bislang lückenhaft und bedarf einer entsprechenden gesetzlichen Regelung. Jedenfalls aber müssen Mitarbeiter*innen während der Pausenzeiten die Möglichkeit haben, die GPS-Ortung auszuschalten.

Auch der umgekehrte Fall kommt immer häufiger vor, nämlich der, dass Arbeitnehmer*innen ihr eigenes Smartphone für dienstliche Zwecke zur Verfügung stellen. Damit die Nutzung für Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber reibungslos erfolgt und sich für beide Seiten lohnt, sollte zum einen der Einsatz näher geregelt werden. Zum anderen sollte technisch eine Trennung zwischen privatem und beruflichem Bereich eingerichtet werden. Schließlich ist die Forderung berechtigt, dass Arbeitgeber sich an den Anschaffungskosten bzw. an den Providergebühren beteiligen.

In Betrieben, in denen ein Betriebsrat besteht, sind generelle Verhaltensregelungen zur Smartphone-Nutzung gemäß § 87 Abs.1 Nr.1 Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig, da sie das Ordnungsverhalten der Mitarbeiter betreffen. Der Arbeitgeber will mit verbindlichen Nutzungsregelungen ein einheitliches Verhalten erreichen. Daran muss der Betriebsrat beteiligt werden und seine Zustimmung erteilen. 

Lesen Sie zum Thema auch unseren Artikel „Private Internetnutzung am Arbeitsplatz“.