Urlaub im Kalenderjahr nehmen
Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden müssen.
Diese Regelung findet sich auch in vielen Tarifverträgen. Zweck ist der Gesundheitsschutz: Arbeitnehmer*innen sollen sich im jeweiligen Kalenderjahr erholen und keinen Urlaub ansammeln.
Urlaubswünsche müssen berücksichtigt werden
Urlaubswünsche der Arbeitnehmer müssen in der Regel erfüllt werden.
Der Arbeitgeber kann sie aber auch ablehnen, wenn betriebliche Interessen beeinträchtigt sind. Das kann etwa der Fall sein, wenn gerade viele Aufträge abgearbeitet werden müssen oder z. B. im Weihnachtsgeschäft viele Mitarbeiter gebraucht werden.
Auch soziale Belange sind zu berücksichtigen, wenn mehrere Arbeitnehmer zur gleichen Zeit ihren Urlaub nehmen wollen. Dazu gehört beispielsweise, dass Arbeitnehmer schulpflichtiger Kinder bevorzugt Urlaub in den Schulferien erhalten dürfen.
Übertragung ins nächste Kalenderjahr
Nur ausnahmsweise kann der Urlaub ins nächste Kalenderjahr übernommen werden. Nach dem Bundesurlaubsgesetz und vielen Tarifverträgen ist eine Übertragung nur aus bestimmten Gründen möglich. Das sind dringende betriebliche Notwendigkeiten oder persönliche Belange. Liegen solche Gründe nicht vor, erlischt der Urlaub am Ende des Kalenderjahres (Bundesarbeitsgericht Urteil vom 6.8.2013, 9 AZR 956/11, ständige Rechtsprechung).
Deshalb ist es empfehlenswert, Urlaub frühzeitig zu beantragen, weil evtl. viele Arbeitnehmer „zwischen den Jahren“ ihren Resturlaub nehmen wollen.
Erkrankungsgründe
Zu den persönlichen Gründen für eine Übertragung des Urlaubs gehören vor allem Erkrankungen. Hat der Arbeitnehmer z.B. geplant, die restlichen Urlaubstage im Dezember zu verbrauchen, und wird dann aber bis zum Ende des Jahres arbeitsunfähig krank, kann er den Urlaub wegen Krankheit nicht mehr nehmen. Denn Krankheit und Urlaub schließen sich aus. Wer krank ist, kann nicht gleichzeitig Urlaub haben.
In diesem Fall überträgt sich der Urlaub automatisch ins nächste Kalenderjahr, muss dann aber nach der gesetzlichen Regelung auch bis zum 31. März genommen werden.
Bei einer längeren Erkrankung gelten Sonderregeln. Dann kann der Urlaub auch noch später verlangt und genommen werden, längstens bis Ende März des darauffolgenden Kalenderjahres.
Betriebliche Gründe
Häufig wird Urlaub immer wieder verschoben, weil der Arbeitgeber das verlangt. Dafür muss er allerdings gewichtige Gründe haben. Das können etwa dringend zu erledigende Kundenaufträge sein, das Weihnachtsgeschäft oder der überraschende Ausfall anderer Arbeitnehmer.
In diesen Fällen verschiebt sich der nicht genommene Urlaub ebenfalls automatisch ins nächste Kalenderjahr.
Arbeitnehmer sollten Übertragung verlangen
Dennoch sollten sich Arbeitnehmer nicht darauf verlassen, dass Arbeitgeber sich später noch daran erinnern, dass der Urlaub allein wegen betrieblicher Belange nicht mehr bis Ende des Jahres genommen werden konnte. Bestehen also Restansprüche, sollten Arbeitnehmer einen konkreten Zeitraum benennen, wann sie Urlaub wünschen.
De Ablehnung des Arbeitgebers sollte in schriftlicher Form vorliegen. Nur dann kann die Verweigerung des Urlaubs - wenn nötig - auch nachgewiesen werden.
Übertragung vereinbaren
Es kommt nicht selten vor, dass noch restliche Urlaubsansprüche gegen Ende des Jahres bestehen, ohne dass es dafür persönliche oder dringende betriebliche Gründe gibt. Arbeitnehmer haben z. B. Urlaub aufgespart oder sind dem Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung entgegengekommen und haben im Laufe des Jahres zu Gunsten betrieblicher Interessen oder zu Gunsten von Arbeitskollegen verzichtet.
Dann sind Urlaubstage übrig, für die möglicherweise keine Übertragungsgründe ins nächste Jahr bestehen oder nachgewiesen werden können. In den Fällen ist es wichtig, mit dem Arbeitgeber über die Übertragung zu reden und eine Vereinbarung zu treffen, wenn Arbeitnehmer wünschen, ihren Urlaub nicht mehr im laufenden Kalenderjahr, sondern erst im nächsten Jahr zu nehmen.
Übertragung bei betrieblicher Übung
In manchen Betrieben ist es üblich, dass restliche Urlaubsansprüche auch ins nächste Kalenderjahr mitgenommen werden können. Das kann regelmäßig in der Vergangenheit auch ohne Probleme gehandhabt worden sein. Verlassen können sich Arbeitnehmer allerdings nicht darauf, dass Arbeitgeber im Konfliktfall an dieser Betriebspraxis festhalten. Häufig argumentieren Arbeitgeber dann, sie wären im Einzelfall mit der Übertragung einverstanden gewesen, hätten sich an diese Praxis aber nicht binden wollen.
Arbeitnehmer müssen nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts im Konfliktfall darstellen, wem gegenüber und wann konkret der Arbeitgeber in den vergangenen Jahren Urlaubstage auch noch im Folgejahr gewährt hat. Es reicht nicht aus vorzutragen, es sei immer wieder vorgekommen, dass man selbst und Arbeitskollegen Urlaub nicht vollständig nehmen konnten und der Urlaub dann ins nächste Jahr ohne Rücksicht auf den 31.3. übertragen wurde (Bundesarbeitsgericht Urteil vom 21.6.2005, 9 AZR 200/04).
Wer also auf Nr. Sicher gehen will, lässt sich noch im laufenden Kalenderjahr die schriftliche Zusage geben, dass die restlichen Urlaubsansprüche in das nächste Jahr mitgenommen werden können.
Besondere tarifliche Regelung
Es gibt tarifliche Regelungen, nach denen keine besonderen Gründe für die Übertragung von Resturlaubsansprüchen ins nächste Jahr vorliegen müssen.
So kann etwa bestimmt sein (zum Beispiel im Tarifvertrag für Redakteurinnen und Redakteure an Tageszeitungen v. 25.2.2014): Urlaub muss innerhalb des Kalenderjahres, spätestens bis 31.3. des folgenden Jahres genommen werden.
Dann ist es immer rechtzeitig, wenn Arbeitnehmer Urlaub aus dem vergangenen Jahr bis zum 31. März des nächsten Jahres beantragen. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 3.6.2014, 9 AZR 944/12
Arbeitsverhältnis besteht noch keine 6 Monate
Besteht das Arbeitsverhältnis am Ende des Kalenderjahres noch keine 6 Monate, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass der Urlaub ins nächste Kalenderjahr übertragen wird. Er braucht dafür keine besonderen Gründe. Die Übertragung ist auch nicht auf das 1. Quartal des Folgejahres begrenzt. Der Urlaub kann auf das gesamte nächste Kalenderjahr erstreckt werden (siehe § 7 Abs. 3 Satz 4 Bundesurlaubsgesetz).
Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber allerdings deutlich machen, dass sie eine Übertragung des Urlaubs ins nächste Kalenderjahr wünschen. Es reicht nicht aus, dass sie lediglich keinen Urlaubsantrag im laufenden Kalenderjahr gestellt haben (BAG 29.7.2003, 9 AZR 270/02).
Verantwortung des Arbeitgebers für den Urlaub der Beschäftigten
Ob Arbeitgeber von sich aus dafür sorgen müssen, dass Arbeitnehmer ihren Urlaub bis zum Ende des Kalenderjahres nehmen können, ist noch nicht endgültig geklärt. Das Bundesarbeitsgericht sieht eine derartige Verpflichtung des Arbeitgebers nicht (Urteil vom 14.5.2013, 9 AZR 760/11, so auch Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein Urteil vom 9.2.2016, 1 Sa 321/15).
Arbeitnehmer, die nicht nachweisen können, dass sie Urlaub zwar rechtzeitig beantragt haben, der Arbeitgeber ihnen den Urlaub aber verweigert hat, können ihren Anspruch auf Resturlaub dann später nicht mehr durchsetzen.
Landesarbeitsgerichte: Verantwortung bejaht
Einige Landesarbeitsgerichte (LAG München 20.4.2016, 11 Sa 983/15; LAG Berlin-Brandenburg 12.6.2014, 21 Sa 221/14, 7.5.2015, 10 Sa 86/15; LAG Köln 22.4.2016, 4 Sa 1095/15) sehen dies anders und nehmen Arbeitgeber bei der Urlaubsgewährung in die Pflicht. Denn Urlaub dient auch der Gesundheit. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) ist das in der europäischen Arbeitszeitrichtlinie garantierte Recht auf bezahlten Jahresurlaub von 4 Wochen ein wichtiges soziales Grundrecht (ständige Rechtsprechung des EuGH, zuletzt Urteil vom 20.7.2016, C-341/15). Daraus lässt sich ableiten, dass der Arbeitgeber aus Gründen des Gesundheitsschutzes dafür verantwortlich ist, dass Arbeitnehmer die notwendige Erholung von der Arbeit auch tatsächlich erhalten.
Hat der Arbeitnehmer keinen bestimmten Urlaubswunsch geäußert, soll der Arbeitgeber nach Auffassung der oben genannten Landesarbeitsgerichte den Urlaubszeitraum auch von sich aus festlegen dürfen.
Ist der Arbeitgeber seiner Verantwortung nicht nachgekommen, verfällt der Urlaub nach Auffassung der genannten Gerichte auch ohne erfolglosen Antrag des Arbeitnehmers nicht. Der Arbeitnehmer kann vielmehr Schadensersatz verlangen. Dieser besteht in der Gewährung von Urlaub oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der Zahlung einer entsprechenden Urlaubsabgeltung.
Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs steht noch aus
Das Bundesarbeitsgericht hat dem EuGH am 13.12.2016 (AZ: 9 AZR 541/15 A) die Frage vorgelegt, ob es mit europäischem Recht zu vereinbaren ist, dass Arbeitnehmer ihren Urlaub für einen bestimmten Zeitraum beantragen müssen, wollen sie ihren Urlaubsanspruch nicht verlieren. Oder, ob Arbeitgeber verpflichtet sind, Urlaub im Bezugszeitraum (also in der Regel im Kalenderjahr) von sich aus einseitig festzulegen, also auch ohne konkreten Urlaubswunsch des Arbeitnehmers.
Über diese Fragen muss der EuGH noch entscheiden.
Verantwortung des Arbeitgebers ergibt sich aus der Arbeitszeitrichtlinie
Es wäre zu begrüßen, wenn der EuGH eine Verpflichtung des Arbeitgebers, von sich aus Urlaub zu gewähren, aus der Arbeitszeitrichtlinie herleiten würde. Dies würde zur Gesundheit von Arbeitnehmern beitragen. Wären nämlich Arbeitgeber verantwortlich für die notwendige Erholung ihrer Mitarbeiter, würden sie weniger oft Druck auf ihre Beschäftigten ausüben, den Urlaub immer wieder zurückzustellen. Denn es sind ja in der Regel nicht Arbeitnehmer, die ihren Urlaub gerne verschieben und lieber zum Arbeiten kommen. Es sind vielmehr betriebliche Ursachen, die zum Ansammeln von Urlaubstagen aus zum Teil mehreren Jahren führen: z. B. immer wieder betriebliche Engpässe oder notwendige Arbeiten bei einer zu dünnen Personaldecke.
Noch mal zusammengefasst: was tun bis Ende des Jahres?
- Bei Krankheit bis Ende des Jahres: Urlaub überträgt sich automatisch ins nächste Jahr (in der Regel bis 31.3. des Folgejahres). Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr muss nicht eigens beantragt werden.
- In allen anderen Fällen: Urlaub für das laufende Kalenderjahr mit Angabe des konkreten Zeitraums verlangen. Jedes Verschieben des Urlaubs, auch aus Rücksichtnahme auf die betriebliche Situation, lässt sich ansonsten im Konfliktfall später schwer nachweisen.
- Soll der Urlaub auf eigenen Wunsch ins nächste Jahr übertragen werden: Übertragung verlangen und sich vom Arbeitgeber schriftlich zusichern lassen.
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